Несмотря на изученность и широкое освещение данного вопроса в периодической печати и специальной литературе при проведении аудиторских проверок регулярно выявляются нарушения порядка учета и документального оформления расходов на проведение ремонтных работ.

***

В ходе проверок устанавливаются факты:

• из содержания большинства первичных документов по списанию расходов на проведение ремонта невозможно однозначно определить характер проведенных работ, многие из которых могут быть квалифицированы в качестве работ капитального характера;
• из содержания первичных документов по ремонту автомобилей и оборудования, выполняемых подрядными организациями, неясен характер выполненных работ;
• дефектные ведомости, подтверждающие выявленные при осмотре дефекты и необходимость проведения ремонтных работ не составляются;
• сметы проведения текущих ремонтов не составляются.

***

Как правило, под ремонтом понимается устранение накопленных в процессе эксплуатации дефектов, восстановление исправности и эксплуатационных характеристик объекта, например, замена сломанной детали.

В отличие от ремонта реконструкция (для зданий) или модернизация (для остальных объектов ОС) – это всегда изменение или улучшение качества объекта, расширение или изменение возможностей его использования. О проведении модернизации можно говорить в том случае, если в объекте ОС, например, произведена замена исправных комплектующих на более мощные, совершенные. То есть изначально отсутствует дефект объекта, наличием которого вызвана необходимость тех или иных работ.

Именно поэтому модернизация (реконструкция) объекта ОС рассматривается в бухгалтерском и налоговом учете как капитальные вложения в ОС, которые изменяют его первоначальную стоимость (п.14 ПБУ 6/01, ст. 257 НК РФ). Расходы же на ремонт ОС, если Обществом не принято решение о создании соответствующих резервов, рассматриваются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией и учитываются в текущем периоде.

При этом организации достаточно часто не могут определить, как именно квалифицировать те или иные работы: как ремонт или как модернизацию ОС. На этот вопрос поможет ответить такой документ, как дефектная ведомость.

Дефектная ведомость составляется перед любым ремонтом ОС. В ней указывается, какие дефекты выявлены при осмотре объекта ОС, и какие работы должны быть проведены для устранения этих дефектов.

Именно дефектная ведомость подтверждает факт проведения ремонта, а не модернизации. Если Обществом будет составлена дефектная ведомость, в которой указано, что произошла определенная поломка, то замена неисправных деталей будет рассматриваться как ремонт.

Даже если неисправная деталь ОС больше не производится или морально устарела и была произведена замена неисправной детали на новую, обладающими лучшими характеристиками, на основании дефектной ведомости Общество будет вправе утверждать, что был проведен именно ремонт. В этом случае в дефектной ведомости указывается, что при осмотре ОС выявлена неисправность определенной детали. А к дефектной ведомости прикладывается документ (например, служебная записка), доказывающий, что детали с идентичными характеристиками больше не производятся, поэтому для восстановления исправности ОС будет произведена установка аналогичной детали, но с лучшими эксплуатационными характеристиками.

Унифицированная форма дефектной ведомости не утверждалась. Поэтому документ Обществу следует создать самостоятельно. Дефектная ведомость может выглядеть следующим образом:

Согласно Положению о проведении планово-предупредительного ремонта производственных зданий и сооружений перед началом ремонта необходимо оформить следующие документы, подтверждающие проведение соответствующих ремонтных работ:

• приказ на осмотр производственных зданий и сооружений;
• приказ о создании комиссии, производящий данный осмотр;
• акт комиссии о проведенном осмотре с указанием обнаруженных дефектов, мер по их устранению и сроков выполненных работ (акт может быть оформлен в форме дефектной ведомости).

Таким образом, в Обществе должна быть создана специальная комиссия, которая производит осмотр объектов основных средств, заносит обнаруженные неисправности в дефектную ведомость, с указанием возможности или невозможности их устранения. На основании данной ведомости должна быть составлена смета, утверждаемая в установленном порядке, с определением точного объема необходимых работ и количества, необходимых ТМЦ в расчете на весь объем работ и на единицу выполняемых работ.